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26.06.2026 12:30 Uhr |
Sie wollen Microsoft 365 loswerden? Dafür gibt es inzwischen gute Alternativen – doch es lauern auch einige Fallstricke auf die Wechselwilligen. Tobias Richter, Titelautor der neuen iX 7/2026, erklärt, was die Konkurrenz besser kann, wo es am meisten knirscht und welche Angebote für wen passen.
Gerade deswegen ist in der Diskussion wichtig, die Hauptmotivation der Organisation zu benennen. Die europäischen Anbieter zeichnen sich insbesondere durch souveränes Hosting, rechtliche Rahmenbedingungen, Datenkontrolle und die Transparenz ihrer Open-Source-Pakete aus. Für diejenigen, die Souveränität als entscheidenden Faktor für ihre Infrastruktur, Datenhaltung und die Möglichkeit eines Ausstiegs ansehen, gibt es hier tragfähige Lösungen. Wer dagegen die gleiche Integrationstiefe wie bei M365 oder Google erwartet, wird derzeit häufig mit erheblichen Kompromissen leben müssen. Ob das neue Euro-Office in der Lage sein wird, hier Fortschritte zu machen, bleibt abzuwarten.
Modular funktioniert nur für Unternehmen mit sehr hoher IT-Reife, klarem Architekturanspruch und dem Willen, Identitäten, Integration, Betrieb und Governance dauerhaft selbst zu verantworten. Meist sind dies große Unternehmen, öffentliche Auftraggeber oder stark regulierte Branchen. Dafür hat man maximale Kontrolle über die eigenen Daten, den Betrieb und Abhängigkeiten. Der Nachteil ist die Integrations- und Betriebsverantwortung. Der Zusammenhang zwischen den Systemen muss ständig hergestellt, betrieben und weiterentwickelt werden. Modular heißt also in der Praxis nicht weniger IT, sondern eher mehr.
Managed Services liegen ein bisschen dazwischen. Hier wird der Workplace, egal ob Suite oder modular, über externe Dienstleister betrieben und betreut. Dieses Modell ist sinnvoll für Unternehmen, die höhere Anforderungen an Sicherheit, Souveränität oder Individualisierung haben, aber keine eigene IT‑Organisation in entsprechender Tiefe aufbauen wollen. Im Umkehrschluss entsteht hier aber auch eine neue Abhängigkeit vom Dienstleister und die Gestaltungsmöglichkeiten sind begrenzt durch dessen Betriebsmodelle. Grundsätzlich muss man aber sagen, dass der Betriebsaufwand vermutlich in allen Alternativ-Varianten ansteigt.
Die zweite, vielleicht noch viel größere Herausforderung ist allerdings, die Belegschaft von einem gänzlich neuen Produkt zu überzeugen. Die Nutzer kennen seit Jahren ihre Häkchen, Ablagen und Prozesse oder auch die kleinen Tools, die einem durch den Arbeitsalltag geholfen haben – ich nenne hier mal das Stichwort „Excel Makros mit VBA Scripts“. Eine Transformation an dieser Stelle kann nicht nur immens viel Geld kosten, sondern auch bei vielen Mitarbeitern zu extremem Frust führen, wenn man kein ordentliches Change Management, gute Kommunikation, Weiterbildung und Trainings organisiert.
Tobias, vielen Dank für die Antworten! Einen Überblick zu den M365-Alternativen gibt es in der neuen iX. Außerdem beleuchten wir, wie es beim souveränen Workplace zwischen Anspruch und Wirklichkeit aussieht und wie man die Migration von M365 auf Nextcloud angehen kann. All das und viele weitere Themen finden Leser im Juli-Heft, das ab sofort im heise Shop oder am Kiosk erhältlich ist.
In der Serie "Drei Fragen und Antworten" will die iX die heutigen Herausforderungen der IT auf den Punkt bringen – egal ob es sich um den Blick des Anwenders vorm PC, die Sicht des Managers oder den Alltag eines Administrators handelt. Haben Sie Anregungen aus Ihrer tagtäglichen Praxis oder der Ihrer Nutzer? Wessen Tipps zu welchem Thema würden Sie gerne kurz und knackig lesen? Dann schreiben Sie uns gerne oder hinterlassen Sie einen Kommentar im Forum.
(axk)